4 Cara Berkomunikasi dengan Lebih Empati

Pandemi dan peristiwa stres lainnya selama beberapa tahun terakhir hanya membuat komunikasi empatik menjadi lebih diinginkan dan diperlukan, terutama karena ekspresi itu menjadi lebih virtual — termasuk video, posting media sosial, dan email. Tetapi sama seperti kita masing-masing memiliki tingkat empati yang berbeda-beda, tidak setiap pemimpin memiliki empati yang sama. Jadi, apakah kurangnya empati alami merupakan penghalang dalam hal mengekspresikan dan mengambil manfaat dari komunikasi empatik? Tidak. Kabar baiknya adalah bahwa semua pemimpin (bahkan mereka yang secara alami tidak memiliki empati) dapat mengomunikasikan pesan empati sekuat mereka menyampaikan pesan persatuan dan akuntabilitas. Selama masa-masa sulit, komunikasi kepemimpinan yang paling efektif adalah komunikasi yang memberikan perhatian, mengakui kesusahan, menunjukkan kepedulian, dan — tidak harus pada awalnya, tetapi akhirnya — mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi situasi atau setidaknya memberikan kenyamanan. Artikel ini menawarkan empat titik kontak untuk difokuskan dalam komunikasi Anda.

Sebagian besar konsultan bisnis — dan tentu saja sebagian besar pekerja — setuju bahwa empati adalah keterampilan kepemimpinan yang penting. Kami bahkan terkadang membayangkan kembali “CEO” sebagai “Chief Empathy Officer.” Tidak diragukan lagi bahwa kemampuan untuk melangkah ke posisi orang lain dan memahami situasi dan tantangan mereka adalah sifat kuat yang membangun kepercayaan dan keyakinan.

Pandemi dan peristiwa stres lainnya selama beberapa tahun terakhir hanya membuat komunikasi empatik menjadi lebih diinginkan dan diperlukan, terutama karena ekspresi itu menjadi lebih virtual — termasuk video, posting media sosial, dan email.

Seperti yang dijelaskan oleh Paul Tufano, CEO AmeriHealth Caritas dalam artikel McKinsey & Company Juli 2020, “Ini telah menjadi periode ketidakpastian dan ketakutan yang berkelanjutan, tetapi juga merupakan peluang besar untuk membentuk tenaga kerja yang lebih kuat, lebih kohesif, dan lebih termotivasi. Jika CEO dapat melangkah ke peran menteri — mengulurkan tangan secara virtual, benar-benar mendengarkan, berhubungan dan terhubung dengan orang-orang di mana mereka berada — ada potensi besar untuk menginspirasi orang dan memperkuat ikatan dan loyalitas di dalam perusahaan.”

Tetapi sama seperti kita masing-masing memiliki tingkat empati yang berbeda-beda, tidak setiap pemimpin memiliki empati yang sama. Jadi, apakah kurangnya empati alami merupakan penghalang dalam hal mengekspresikan dan mengambil manfaat dari komunikasi empatik? Tidak. Kabar baiknya adalah bahwa semua pemimpin (bahkan mereka yang secara alami tidak memiliki empati) dapat mengomunikasikan pesan empati sekuat mereka menyampaikan pesan persatuan dan akuntabilitas.

Selama masa-masa sulit, komunikasi kepemimpinan yang paling efektif adalah komunikasi yang memberikan perhatian, mengakui kesusahan, menunjukkan kepedulian, dan — tidak harus pada awalnya, tetapi akhirnya — mengambil tindakan yang tepat untuk mengurangi situasi atau setidaknya memberikan kenyamanan, jadi, terlepas dari seberapa empatiknya. Anda adalah atau berpikir Anda, fokuslah pada empat titik kontak dalam komunikasi Anda:

Mendengarkan

Sebagai alat komunikasi, mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara, terutama dalam hal empati. Terkadang hanya menunjukkan kehadiran yang penuh perhatian dapat menandakan pemahaman dan empati yang mendalam. Mendengarkan menunjukkan bahwa “Saya ingin mendengar tentang situasinya.”

Ingatlah bahwa mendengarkan hanya berfungsi — seperti yang mungkin dikatakan guru taman kanak-kanak Anda — ketika mulut tertutup dan telinga terbuka.

Pengakuan

Bahkan jika para pemimpin tidak dalam mode memecahkan tantangan secara langsung, mereka mengungkapkan empati ketika mereka hanya mengakui tantangan dan dampaknya terhadap staf. Ekspresi pengakuan menunjukkan “Saya sekarang menyadari situasinya.”

Contoh:

“Saya tahu dan memahami kecemasan yang meluas tentang pandemi.”

“Saya menyadari bagaimana proses reorganisasi ini bisa membuat stres.”

“Ini adalah kuartal yang sangat menantang bagi kita semua.”

peduli

Para pemimpin mengungkapkan empati ketika mereka melampaui sekadar pengakuan untuk mengungkapkan perasaan peduli yang otentik tentang bagaimana tantangan memengaruhi tim. Seorang pemimpin tentu ingin tim mereka memperhatikan dan peduli ketika mereka berkomunikasi — harapan itu berjalan dua arah. Ekspresi kepedulian menunjukkan bahwa “Saya tergerak oleh situasi.”

Contoh:

“Saya sangat peduli dengan kemampuan Anda untuk menyeimbangkan kehidupan kerja dan kehidupan pribadi Anda.”

“Keamanan Anda di lapangan adalah prioritas utama kami.”

“Saya sangat prihatin dengan kelelahan staf.”

Tindakan

Tindakan biasanya tidak dianggap sebagai bagian dari respons empatik klasik, tetapi para pemimpin dapat menyampaikan empati dalam proposal mereka untuk solusi. Melampaui pengakuan dan perhatian, ekspresi tindakan menunjukkan bahwa “Saya ingin mengatasi situasi.”

Contoh:

“Tim Sumber Daya Manusia telah bermitra dengan LiveLearn Foundation untuk menyediakan berbagai sumber daya untuk mengatasi staf.”

“Kami membentuk komite untuk memeriksa masalah ini dan merekomendasikan solusi.”

“Kami telah memperpanjang hari Jumat setengah hari musim panas untuk semua karyawan.”

Seperti yang saya tulis sebelumnya, empati tidak datang dengan mudah kepada semua pemimpin, tetapi hal itu seharusnya tidak menghentikan mereka untuk mengomunikasikan empati. Berikut adalah beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk meningkatkan empati Anda dalam kata-kata dan suara Anda.

Mengerjakan:

  • Fokuslah pada bagaimana krisis atau tantangan dapat memengaruhi orang.
  • Akui perasaan sedih, frustrasi, dan kecemasan yang sebenarnya.
  • Gunakan frasa seperti “Yakinlah” dan “Kami akan melewati ini” untuk mendorong ketahanan dan menunjukkan komitmen Anda terhadap pengelolaan perusahaan yang bertanggung jawab.
  • Bersikap terbuka, transparan, dan jujur ​​tentang berita buruk, memperjelas perbedaan antara apa yang diketahui dan tidak diketahui.
  • Gunakan bahasa dan kalimat yang sederhana, sehingga memudahkan tim Anda untuk mendengar dan memproses pesan Anda.
  • Tunjukkan apresiasi yang cukup untuk tim Anda, termasuk detail yang menggambarkan kualitas mereka yang mengagumkan dan berdampak.

Jangan:

  • Jangan fokus pada bagaimana krisis dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan atau ukuran keuangan lainnya.
  • Jangan berasumsi untuk mengetahui reaksi tim Anda terhadap suatu tantangan atau melompat terlalu cepat untuk “menyelesaikan masalah”.
  • Jangan gunakan skrip (meskipun Anda dapat mengandalkan catatan). Komentar Anda harus terdengar benar-benar otentik, dan tindakan membaca — terlepas dari kata-katanya — membuat pesan terdengar lebih bertahap.
  • Jangan menjadi pembicara utama selama pertukaran komunikasi.
  • Jangan mencoba untuk memberikan kebahagiaan pada krisis atau menjual “lapisan perak” secara berlebihan pada peristiwa tragis. Mereka akan menelepon palsu dan merusak kredibilitas dan kepercayaan.
  • Jangan berbicara panjang lebar tentang keputusan sulit yang harus Anda buat. Merujuk diri Anda dengan cara ini mungkin terasa menenangkan bagi Anda, tetapi itu mengubah momen empati untuk staf menjadi simpati kepada pemimpin. Tugas Anda adalah mendukung tim Anda, bukan membuat tim Anda mendukung Anda.

Ingatlah bahwa empati hanya memiliki dampak yang berarti bagi tim Anda ketika mereka mendengarnya, membacanya, dan melihatnya, jadi jangan terlalu khawatir tentang seberapa empati Anda di dalam. Ambil langkah cerdas dan efektif untuk mengekspresikan empati dengan lantang.