Absensi Online: Alasan Penggunaan, Keuntungan dan

RADAR BANYUWANGI – Pencatatan dan kunjungan kerja karyawan di suatu instansi dan perusahaan adalah aspek penting dalam manajemen SDM serta pengelolaan penggajian atau penggajian. Namun, pencatatan absensi perlu waktu dan tenaga lebih jika dikerjakan manual sehingga dibutuhkan absensi online.

Kehadiran karyawan meliputi jam hadir dan jam mengembalikan menentukan gaji dan bonus yang diterima karyawan tersebut. Karyawan yang harus lembur berhak mendapat bonus lembur. Untuk mengetahui karyawan mana saja yang harus mendapat bonus, tentu saja dibutuhkan pengukuran secara objektif, yakni absensi.

Untuk memudahkan tugas SDM di perusahaan dan instansi dalam melakukan perekapan kehadiran hingga evaluasi kehadiran karyawan, penerapan sistem absensi online tentu akan sangat membantu. Sistem ini bekerja secara otomatis dari mulai pencatatan absensi karyawan dan dilengkapi fitur menarik lainnya.

Alasan Perusahaan dan Instansi Perlu Penerapan Absensi Online

Absensi adalah tata cara pendataan kehadiran pekerja baik di perusahaan maupun kantor perkantoran. Data karyawan menentukan banyak hal meliputi penggajian, bonus hingga menentukan kinerja karyawan untuk naik pangkat. Berikut adalah alasan mengapa perlu diterapkan sistem absen online:

1. Lebih Praktis Mencatat Kehadiran Karyawan

Alasan pertama mengapa perusahaan dan instansi menerapkan aplikasi absensi online adalah karena jauh lebih praktis dibandingkan dengan input yang dilakukan secara manual.

Sistem absensi secara online umumnya dapat diintegrasikan dengan mesin absensi seperti mesin scan sidik jari, kartu akses karyawan dan scan wajah atau pengenalan wajah. Nantinya data kehadiran karyawan meliputi jam saat absensi akan masuk ke database dan tersimpan rapi.

Dengan adanya sistem online ini, maka SDM atau SDM di perusahaan tidak perlu waktu lama untuk mencatat kehadiran karyawan. Hal ini tentu lebih praktis dibandingkan jika harus mencatat secara manual.

2. Mengurangi Risiko Tindak Kecurangan

Salah satu alasan paling penting mengapa banyak perusahaan dan instansi menerapkan sistem absen online adalah karena dapat mengurangi risiko tindakan yang mungkin dilakukan sebagian pihak.

Tindak kecurangan saat absensi yang sering dilakukan saat absensi manual adalah perilaku titip absen. Perilaku ini tentu sangat merugikan perusahaan dan instansi. Namun, dengan adanya sistem absen onlinemaka atasan bisa kapan saja mengecek absensi karyawannya secara real time dan valid.

3. Bisa Diperiksa Kapan Saja

Alasan berikutnya mengapa banyak perusahaan menerapkan sistem absensi mobile adalah data bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Seluruh data kehadiran karyawan bisa dicek oleh pemilik perusahaan melalui smartphone.

Hal ini tentu berbeda dengan absensi manual yang membutuhkan waktu lama hingga data sampai ke tangan. Berkat teknologi cloud pada sistem, maka data akan dapat diakses dari mana saja saat berada di luar kota.

4. Data Tersimpan Lebih Aman

Keuntungan penerapan sistem absensi modern ini adalah penyimpanan data yang lebih aman. Data tersimpan di dalam server berbasis cloud sehingga risiko data hilang seperti sistem manual sangat minim.

Data penyimpanan juga tidak membutuhkan tempat yang besar sebagaimana penyimpanan secara manual menggunakan kertas atau perangkat memori.

Selain risiko kehilangan data yang dapat diperoleh, keuntungan lainnya adalah akses ke server yang lebih optimal sehingga data tidak mudah didapatkan.

5. Posisi Karyawan Lebih Terpantau

Saat diberlakukannya WFH atau Work From Home dan juga dinas, maka posisi karyawan tentu sangat sulit untuk dipantau oleh perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi absensi, maka posisi karyawan akan langsung dapat diketahui kapan karyawan akan memasukkan absensi.

Dengan adanya fitur pelacakan lokasi GPS, maka Anda tidak perlu menelepon atau mengecek karyawan secara manual lagi.

Keuntungan Penerapan Absensi Online Bagi Karyawan

Selain menguntungkan pihak perusahaan ataupun instansi, penerapan aplikasi absensi mobile juga menguntungkan karyawan. Keuntungan karyawan dari mulai waktu absen lebih cepat hingga data yang valid. Berikut keuntungannya :

1. Absensi Lebih Cepat

Keuntungan menerapkan sistem absen online bagi karyawan adalah absensi dapat dilakukan dengan sangat cepat. Apalagi absensi dapat dilakukan secara mandiri oleh karyawan menggunakan smartphonenya masing-masing.

Karena absensi bisa dilakukan secara mandiri, maka karyawan tidak perlu mengantre panjang untuk absen di pagi hari saat datang ataupun saat pulang. Antre panjang untuk absensi tentu saja waktu kerja karyawan.

Belum lagi jika antrean terlalu panjang maka bisa menyebabkan karyawan tercatat datang terlambat. Hal ini tentu sangat merugikan karyawan.

2. Data Valid dan Akurat untuk Sistem Payroll

Karena sistem absensi dilakukan secara online dan otomatis, maka seluruh data kehadiran karyawan akan langsung tercatat dan tersimpan secara langsung ke server cloud. Umumnya sistem absensi otomatis ini juga sudah dilengkapi dengan fitur perhitungan penggajian.

Dengan adanya fitur perhitungan penggajian, maka pengajian akan disesuaikan dengan kinerja karyawan seperti lembur, jam kerja, cuti dan lainnya. Sehingga setiap karyawan akan mendapatkan gaji dan bonus sesuai dengan kinerja kerja mereka.

Jika menggunakan sistem manual, maka risiko kesalahan input data sangat mungkin terjadi. Hal ini tentu sangat merugikan kedua pihak.

3. Informasi Mudah Diperoleh dari Satu Sumber

Keuntungan bagi karyawan selanjutnya adalah kemudahan untuk mendapatkan informasi mengenai peraturan dan pengumuman terbaru dari satu sumber saja yakni aplikasi. Selain berguna untuk absensi kehadiran, aplikasi absensi ini juga dapat digunakan untuk memberikan pengumuman.

Nantinya karyawan dapat melihat berbagai pengumuman terbaru hanya dari aplikasi saja. Sehingga hal ini dapat mencegah terjadinya miss-informasi dan juga karyawan tidak perlu bolak balik melihat papan pengumuman.

Karyawan dapat mengajukan cuti dengan lebih mudah menggunakan aplikasi absensi. Selain memudahkan karyawan mengajukan cuti, tim HR juga dapat mengelola cuti karyawan lebih mudah karena seluruh informasi mengenai pengajuan cuti karyawan sudah siap di satu tempat.

Selain itu, karyawan juga dimudahkan karena tidak perlu bertanya ke departemen HRD untuk mengentahui berapa hari sisa cutinya.

Aplikasi Absensi Online Terbaik dari Mekari Talenta

Meski ada beberapa penyedia yang menawarkan aplikasi absensi berbasis online, namun tidak semua aplikasi tersebut berkualitas dan bisa diandalkan. Salah satu software terbaik untuk absensi online adalah aplikasi Mekari Talenta. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur menarik yang pantas untuk dipilih sebagai berikut:

1. Absen Melalui Smartphone

Aplikasi Mekari Talenta adalah software berbasis web dan juga mobile yang dapat diakses baik melalui website browser maupun aplikasi. Karena berbasis web, maka pengguna dapat langsung mengakses sistem absensi tanpa harus mengunduh dan menginstal aplikasi di smartphone.

Namun, jika ingin mengakses lebih mudah, maka aplikasi dapat diunduh dan juga diinstal terlebih dahulu. Dengan adanya aplikasi di smartphone, karyawan dapat dengan mudah absen dari smartphonenya.

Absensi yang lebih mudah dari smartphone masing-masing akan menghindarkan risiko terjadinya antrean panjang yang sering dialami karyawan saat absensi kehadiran di pagi hari.

2. Laporan Absensi Transparan

Tidak seperti absensi yang dilakukan secara manual, sistem absen online mendukung setiap orang baik staf HR hingga karyawan untuk mengecek laporan absensi kehadirannya. Hal ini dikarenakan laporan absensi masing-masing orang dapat diakses secara transparan di aplikasi.

Laporan absensi online dapat diketahui secara real time baik harian, harian hingga bulanan. Laporan yang bisa dilihat meliputi check in. check out, waktu lembur, cuti, absen (tidak hadir), izin sakit dalam satu aplikasi saja.

3. Absensi Melalui Selfie dan Titik GPS

Salah satu fitur modern yang sudah terpasang di dalam aplikasi absensi mobile Talenta Mekari adalah absensi dengan teknologi face ID dan juga titik GPS. Karyawan cukup mengambil foto selfie melalui smartphonenya.

Selanjutnya sistem absen online akan mengenali wajah yang tertera di foto menggunakan teknologi ID wajah. Selain fitur pengenalan wajah, aplikasi juga dibekali oleh fitur cek titik GPS. fitur ini akan mendeteksi pengguna yang sedang kehadiran kehadiran. Fitur ini sangat berguna terutama saat WFH atau dinas.

4. Pengaturan Jam Istirahat Karyawan

Atur jam istirahat karyawan juga dapat dilakukan melalui aplikasi absen online Talenta oleh Mekari. Aplikasi ini sudah dilengkapi oleh fitur modern berupa istirahat dan istirahat yang mengatur kapan jam mulai istirahat dan jam selesai istirahat.

Anda cukup menambahkan waktu istirahat serta durasi lama istirahat melalui aplikasi. Setiap karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi waktu jam istirahat lewat smartphonenya.

5. Pengaturan Shift Kerja

Selain pengaturan jam istirahat, fitur di dalam aplikasi Talenta by Mekari juga memungkinkan staf HR untuk mengatur shift kerja karyawan. fitur perencana jam kerja di dalam aplikasi akan sangat memudahkan perusahaan dalam mencatat dan merencanakan jadwal kerja karyawan.

Dengan fitur ini, maka pencatatan tidak perlu dilakukan secara manual dan mencetaknya di papan pengumuman. Karyawan bisa kapan saja mengecek jadwal shiftnya untuk waktu mendatang hanya dari dashboard aplikasi yang sudah diinstal di smartphone.

6. Sudah Terintegrasi dengan Sistem Payroll

Salah satu keuntungan utama penggunaan sistem absen online dari Mekari Talenta adalah sistem ini sudah terintegrasi dengan sistem SDM yang lain yakni penggajian atau penggajian. Selain gaji pokok, umumnya perusahaan dan instansi akan memberikan bonus tambahan lain seperti lembur dan tunjangan kinerja.

Untuk memastikan bahwa tidak ada satu pihak pun yang dirugikan, maka fitur payroll secara otomatis akan terhubung dengan data jumlah cuti serta lembur karyawan. Nantinya aplikasi absensi secara otomatis akan menghitung berapakah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan data kinerja yang tersedia.

Dengan adanya fitur perhitungan penggajian otomatis ini, maka staf SDM tidak perlu melakukan perhitungan manual untuk penggajian lagi.

7. Pengajuan Cuti Online

fitur berikutnya yang sangat menarik adalah pengajuan secara online. Semua karyawan sekarang dapat mengajukan cuti dan mengecek berapa hari sisa cutinya hanya dari aplikasi saja. Manajemen cuti karyawan ini juga memudahkan departemen HR untuk mengelola data kehadiran karyawan.

Meneruskan aplikasi absensi online dijamin akan banyak keuntungan bagi perusahaan, mulai dari efisiensi waktu, tenaga kerja hingga meningkatkan keuntungan materi. Kerja berulang yang sebelumnya membutuhkan tenaga manusia dapat diganti dengan tenaga mesin yang lebih efisien.

Segera berlangganan sistem absen online terbaik dan terpercaya dari Mekari Talenta dengan mengunjungi situs web resminya. Dapatkan penawaran berlangganan dengan fitur sistem terbaik untuk meningkatkan kinerja efisiensi dan juga keuntungan perusahaan.