Asisten Acara di Asosiasi Rumah Sakit Eropa

Judul pekerjaan:

Asisten Acara

Perjalanan yang Diperlukan:

Kadang-kadang

Melapor ke:

Direktur Utama (MD)

Tipe Posisi:

Waktu penuh

CV harus dikirim ke: E-mail: [email protected]

Baris Subjek: Asisten Acara

Perhatian: Direktur pengatur

Tanggal mulai: segera

Uraian Tugas

Tujuan pekerjaan:

Meningkatkan efektivitas organisasi dengan membantu perencanaan dan pelaksanaan semua acara.

Bantuan dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada tugas-tugas di bawah ini:

Kongres

SC – speaker

Tindak lanjuti poin tindakan menit saat ditugaskan

Bantuan perencanaan pertemuan SC bekerja sama dengan MD dan Komite Ilmiah (SC), membuat notulen, mendistribusikan dokumen, memperbarui situs web, menghadiri pertemuan

Draf surat/email untuk pihak ketiga seperti yang diminta: anggota SC, pemasok, dan organisasi eksternal

Komunikasi dengan pembicara: mencari informasi dari mereka ketika diminta, mengirim formulir untuk diisi dan ditindaklanjuti

Perbarui daftar periksa dengan informasi pembicara yang terkait dengan program

Pembuatan dan pendistribusian formulir evaluasi/formulir evaluasi pembicara dan distribusikan di tempat, pastikan formulir diisi dan dikembalikan ke EAHP, jika memungkinkan, pra-cetak semua formulir untuk dikirim ke lokasi kongres bila diminta

Hotel

Kelola daftar kamar hotel untuk semua acara, negosiasi dan kontrak dengan hotel, perencanaan F&B

Komunikasi dan Situs Web

Membantu memperbarui situs web kongres

Siapkan ikhtisar program untuk situs web dan pastikan situs itu sesuai dengan program master

Siapkan modul pendaftaran dan pengiriman abstrak online dengan vendor IT

Siapkan dan kirim email promosi sesuai kebutuhan

Registrasi

Memproses formulir pendaftaran online dan pembayaran kartu kredit serta tindak lanjut dan pengambilan pembayaran, membuat surat visa sesuai kebutuhan & meminta formulir verifikasi pelajar, mengelola semua pertanyaan terkait pendaftaran. Mengatur dan mengelola database acara.

Bekerja di meja pendaftaran di tempat

Abstrak

Pengaturan dan pengelolaan pengiriman abstrak online saat tidak mengerjakan pendaftaran

Pemasaran

Membantu dengan lokasi daftar email dan kontak lain untuk mempromosikan kongres, Menghubungi dan menindaklanjuti dengan organisasi sejenis untuk mempromosikan Kongres dan meminta detail/info acara mereka untuk diposting di situs web EAHP saat diminta

Masukkan detail kontak ke CM sesuai kebutuhan, pemeliharaan database CM

Cari, dapatkan dan posting informasi yang diperlukan untuk situs web (yaitu info tempat, info transportasi, dll.)

Buat file InDesign untuk pengumuman kongres, buku program, papan nama, dan pamflet lainnya sesuai kebutuhan

Angkutan

Transportasi aman bila diperlukan untuk makan malam/rapat, dll. di tempat bila diminta

Vendor

Hubungi vendor potensial/tindak lanjuti barang yang dibeli saat diminta

Atur stan pramutamu di tempat

Makan malam & makan siang

Merencanakan, menghadiri, dan persiapan kongres & makan malam acara di tempat bekerja sama dengan MD saat diminta

Pencetakan

Membantu pemeriksaan buku program, abstrak dan daftar peserta bila diminta

Di tempat

Membantu menyiapkan pita, poster, penghargaan, sertifikat, daftar periksa, meja pendaftaran kerja

Pembuatan nomor telepon penting untuk penggunaan di tempat dan distribusi kepada staf saat diminta

Umum

Selesaikan tugas sesuai dengan jadwal program kongres

Membantu dengan kunjungan situs bila diperlukan

Membantu koordinasi kongres dan semua pengiriman acara

Akademi

Membantu dengan semua masalah termasuk perencanaan

Pastikan formulir yang diperlukan untuk acara, yaitu untuk mengumpulkan bios, pengungkapan konflik kepentingan, formulir evaluasi dari peserta, formulir klaim pengeluaran, dll.

Berfungsi sebagai sumber informasi bagi peserta akademi sesuai kebutuhan

Lencana nama dan lain-lain. pencetakan sesuai kebutuhan

Dukungan logistik umum sesuai kebutuhan

Kumpulkan formulir klaim pengeluaran dari peserta dan pembicara

Pemeliharaan DB: kontak – memastikan konsistensi format data

Kelola dengan dukungan EAHP di tempat lainnya untuk seminar/pertemuan puncak

Setelah acara

Menindaklanjuti tugas pasca-acara dan menanggapi email (yaitu, survei, sertifikat, sertifikat akreditasi, presentasi yang diunggah ke web, dll.)

Umum

Kelola semua daftar email yang terkait dengan acara

Ajukan dan dukung dengan manajemen kantor bila diperlukan

Harus memiliki skill/kualifikasi sebagai berikut:

  • Fasih berbahasa Inggris Menulis/Membaca/Berbicara, Penjadwalan, In-Design, Photoshop, Illustrator, Microsoft Office tingkat lanjut, keterampilan database tingkat lanjut, Organisasi, Manajemen Waktu, Logistik Perjalanan, Komunikasi Verbal, harus mandiri, proaktif, dan memiliki keterampilan pemecahan masalah
  • Pengalaman minimal 2 tahun dalam perencanaan acara
  • Bahasa lain lebih disukai tetapi tidak wajib
  • Harus ramah dan orang orang
  • Harus dapat bekerja secara mandiri dan sebagai tim di bawah tekanan/tenggat waktu
  • Kemampuan multi-tasking yang luar biasa
  • Harus bisa bepergian saat dibutuhkan
  • Harus bisa bekerja di akhir pekan dan lembur jika diperlukan