Berapa Banyak Waktu dan Energi yang Kita Buang Toggling Antara

Menurut Anda, berapa kali Anda beralih di antara aplikasi selama hari Anda? Untuk pekerja digital, memantul di antara aplikasi telah menjadi bagian yang tak terhindarkan dari pekerjaan — memukul Alt-Tab sama alaminya dengan bernapas.

Tidak sulit untuk melihat bagaimana kami sampai di sini. Seiring berkembangnya kebutuhan bisnis, aplikasi baru dibawa untuk mengatasinya, dan CIO serta manajer berjuang untuk menghentikan yang lama dan menekan angka. Dalam organisasi besar, mungkin ada ribuan aplikasi, dan yang lebih kecil biasanya memiliki puluhan bahkan ratusan. Akibatnya, karyawan menghabiskan hari-hari mereka terus-menerus beralih dari satu ke yang lain.

Pertimbangkan contoh dari organisasi barang konsumen Fortune 500 yang kami pelajari. Untuk menjalankan transaksi rantai pasokan tunggal, setiap orang yang terlibat berpindah sekitar 350 kali antara 22 aplikasi berbeda dan situs web unik. Selama hari rata-rata, itu berarti satu karyawan akan beralih antara aplikasi dan jendela lebih dari 3.600 kali. Itu banyak.

Toggling semacam ini sering diabaikan hanya sebagai “cara kita bekerja sekarang”, meskipun itu juga membebani orang dan membuang-buang waktu, tenaga, dan fokus. Namun tren ini kemungkinan akan berlanjut atau memburuk di dunia kerja yang semakin digital dan jarak jauh. Ini harus memberi perusahaan jeda. Biaya cara kerja ini mungkin lebih tinggi dari perkiraan mereka, dan jika mereka menyadarinya, mereka mungkin dapat menemukan cara kerja yang lebih baik.

Pajak Beralih

Ketika pengguna beralih dari satu aplikasi ke aplikasi lain, bukan hanya tindakan fisik menekan tombol untuk beralih yang membutuhkan usaha. Perlu waktu untuk menyesuaikan dengan aplikasi, konteks semantiknya, dan tujuannya setelah beralih — pengguna perlu memahaminya, bahkan jika mereka hanya melihatnya. Misalnya, saat Anda beralih dari email ke spreadsheet, kedua antarmuka, tata letak, dan tujuannya sangat berbeda. Sebelum Anda siap untuk melanjutkan tugas yang Anda alihkan, perlu beberapa saat untuk menyesuaikan diri dengan spreadsheet dengan cepat.

Penyesuaian ulang ini memakan korban. Psikologi dan ilmu saraf telah menunjukkan bahwa melompat di antara tugas – juga disebut “pengalihan konteks” – secara kognitif melelahkan. Kami menemukan bahwa bahkan beralih atau beralih antara dua aplikasi sama dengan beralih konteks. Beralih berlebihan meningkatkan produksi kortisol (hormon stres utama) otak, memperlambat kita, dan membuatnya lebih sulit untuk fokus.

Yang ingin kami ukur adalah: Berapa banyak waktu dan energi yang terbuang ketika Anda menambahkan semua momen ini?

Menggunakan grafik kerja — perangkat lunak yang mengungkapkan bagaimana tim berinteraksi dengan aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka — kami melakukan pengukuran awal dari biaya upaya kognitif untuk beralih. Untuk melakukan ini, kami mempelajari 20 tim, dengan total 137 pengguna, di tiga perusahaan Fortune 500 hingga lima minggu, untuk kumpulan data 3.200 hari kerja. Sebagian besar tim ini bekerja di tengah atau di belakang kantor di bidang keuangan, SDM, rantai pasokan, perekrutan, manajemen inventaris, dan sejenisnya. Melihat data ini, kami mengukur berapa banyak waktu tambahan yang diperlukan pengguna untuk terlibat dengan langkah berikutnya dalam tugas mereka setelah beralih — berapa lama waktu yang dibutuhkan bagi mereka untuk mengarahkan ulang dan mencari tahu apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Kami menemukan bahwa, rata-rata, biaya peralihan sedikit lebih dari dua detik dan rata-rata pengguna dalam kumpulan data beralih antara aplikasi dan situs web yang berbeda hampir 1.200 kali setiap hari. Itu berarti bahwa orang-orang dalam pekerjaan ini menghabiskan waktu kurang dari empat jam seminggu untuk menyesuaikan diri setelah beralih ke aplikasi baru. Selama setahun, itu menambahkan hingga lima minggu kerja, atau 9% dari waktu tahunan mereka di tempat kerja.

Biaya Melakukan Bisnis

Apakah ini benar-benar masalah, atau hanya biaya melakukan bisnis di lingkungan digital? Untuk menjelaskannya, kami juga melihat lebih dekat bagaimana orang bekerja dan mengukur waktu yang dihabiskan di antara dua sakelar yang berurutan.

Kami menemukan bahwa setelah 65% beralih, pengguna beralih ke aplikasi lain kurang dari 11 detik kemudian. Dengan kata lain, waktu yang dihabiskan untuk aplikasi tidak jauh lebih tinggi daripada pajak yang dibayarkan untuk beralih ke aplikasi tersebut. Hasilnya adalah pengguna diminta untuk terus memfokuskan kembali, dan rentang perhatian mereka terfragmentasi, yang menyebabkan mereka terkuras. Keadaan gangguan ini biasanya terjadi karena desain kerja yang buruk dan banyak aplikasi. Pada dasarnya, cara kita bekerja itu sendiri merupakan pengalih perhatian.

Bagi sebagian besar karyawan, tidak ada cara yang jelas untuk melakukan ping-pong antara dokumen, situs web, dan aplikasi — hanya saja bagaimana pekerjaan harus dilakukan. Sebagian besar aplikasi perusahaan tidak dirancang untuk terhubung satu sama lain, yang berarti bahwa orang-orang beroperasi dalam peran “kursi putar”, mengambil dan mengubah data dari beberapa aplikasi dan kemudian mengirimkan data ke sistem lain. Bagian yang cukup besar dari pekerjaan mereka adalah bertindak sebagai perekat antara aplikasi yang berbeda. Ini adalah pola kerja yang umum di hampir setiap organisasi di dunia, terlepas dari industri atau ukurannya. Proses dan tugas yang dijalankan orang dirancang untuk menjangkau banyak aplikasi dan karenanya sifat pekerjaan saat ini membutuhkan peralihan yang konstan.

Tapi tidak harus seperti ini. Manajer dan pemimpin dapat — dan harus — mengambil tindakan untuk memperbaiki situasi.

Apa yang Dapat Dilakukan Manajer

Yang pasti, kami tidak mengatakan semua sakelar itu buruk. Tidak masuk akal untuk membangun aplikasi perusahaan yang mencakup semua. Tetapi ada beberapa pelajaran yang dapat diambil manajer dari temuan ini.

Melempar orang pada masalah bukanlah solusi.

Tentu saja mungkin untuk mempekerjakan orang untuk bertindak sebagai perekat antara aplikasi TI yang berbeda, tetapi melakukannya hanya kertas atas fakta bahwa aplikasi TI yang terfragmentasi adalah akar penyebab — dan meningkatkan biaya untuk tidak memperbaikinya. Saat ini, cara kerja dirancang secara inheren menyebabkan orang membayar pajak toggling, kehilangan fokus, dan terganggu. Jika Anda memilih untuk mengatasi masalah ini dengan menambahkan lebih banyak orang, maka pertimbangkan kenyataan bahwa mereka menderita pengalaman buruk di tempat kerja yang juga memengaruhi produktivitas mereka.

Carilah tempat di mana desain pekerjaan menyebabkan gesekan.

Proksi untuk menemukan hotspot di mana pajak toggling tinggi adalah menemukan tim yang bekerja dengan beberapa aplikasi. Bagi tim seperti itu, berinvestasi dalam meningkatkan desain kerja dan mengurangi jejak aplikasi akan menyederhanakan pengalaman kerja mereka.

Menyeimbangkan kembali beban kerja.

Orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan di mana mereka terus-menerus beralih antar aplikasi lebih cenderung bosan dan terganggu. Oleh karena itu, mereka kemungkinan besar adalah kandidat untuk atrisi atau terlepas dari pekerjaan. Tidak ada yang benar-benar menginginkan pekerjaan di mana semua yang mereka lakukan sepanjang hari hanyalah berulang kali beralih di antara aplikasi yang berbeda. Pertimbangkan untuk menyeimbangkan beban pola kerja seperti itu di seluruh tim.

Apa yang Dapat Dilakukan Pemimpin

Anggota C-suite memiliki lebih banyak kekuatan untuk membuat perubahan. Penting bagi mereka untuk menyadari bahwa karyawan tidak dapat lagi digabungkan dan dirata-ratakan menjadi beberapa persona karyawan — proxy yang digunakan perusahaan sebagai pengganti kelompok besar karyawan saat merancang kerja dan sistem. Sebagai gantinya, sesuaikan desain aplikasi modern untuk semua pengguna di organisasi versus hanya beberapa pengguna tertentu (seperti yang terjadi saat ini). Secara khusus:

Rasionalkan biaya pengenalan aplikasi baru di lanskap.

Menyetujui rilis dengan pengguna langsung yang sebenarnya (bukan beberapa pengguna listrik yang dinominasikan) di setiap tahap pengembangan perangkat lunak. Misalnya, rantai apotek ritel Fortune 500 memperkenalkan sistem ajudikasi apotek berbasis web untuk menggantikan sistem mainframe lama — hanya untuk menyadari bahwa sebagian besar apoteker mereka yang sibuk begitu terbiasa dengan antarmuka mainframe dan waktu respons sehingga mereka tidak peduli antarmuka web yang jauh lebih bersih. Kecepatan dan keandalan lebih penting bagi mereka.

Pimpin dengan sentrisitas pengguna dan pengalaman pengguna.

Aplikasi ideal dirancang agar mulus, mendorong pengguna untuk fokus, dan meminimalkan pajak beralih dan gangguan digital. Untuk merancang aplikasi semacam itu, isi daya tim centricity pengguna (UC) dan pengalaman pengguna (UX) Anda untuk memimpin desain proses dan sistem baru dan untuk memasukkan banyak persona pengguna vs hanya sedikit dalam proses desain mereka.

Berinvestasi dalam membangun dan memelihara grafik kerja.

Perusahaan merek konsumen menginvestasikan jutaan dolar untuk merencanakan perjalanan konsumen longitudinal dan grafik konsumen dengan jutaan titik data spesifik tentang bagaimana konsumen bertindak, berinteraksi di seluruh saluran, aplikasi, dan lingkungan fisik. Mereka kemudian menghabiskan ratusan juta dolar untuk mendorong pesan dan interaksi yang tepat, mendorong pengalaman belanja yang mulus.

Para pemimpin dapat belajar dari mereka untuk melakukan hal yang sama bagi orang-orang mereka — aset mereka yang paling produktif. Setiap karyawan memiliki jutaan titik kontak dan layak mendapatkan personalisasi dan perhatian yang sama. Kami sangat perlu membangun perjalanan karyawan longitudinal untuk semua perusahaan — grafik kerja tepatnya — yang membuka wawasan unik dan memungkinkan pemecahan masalah digital berkelanjutan. Misalnya, mengintegrasikan persetujuan pesanan pembelian di email Outlook tidak ada dalam rilis pertama sebagian besar perangkat lunak pengadaan, tetapi sekarang ini merupakan fitur standar. Situasi yang ideal adalah melakukan perbaikan mingguan atau bulanan. Grafik kerja akan memungkinkan penemuan dan pemecahan masalah yang lebih cepat.

NR Narayana Murthy, pendiri Infosys, pernah berkata: “Aset kami keluar dari pintu setiap malam. Kita harus memastikan bahwa mereka kembali keesokan paginya.”

Di era atrisi yang tinggi, sangat penting bagi para pemimpin untuk memprioritaskan peningkatan pengalaman karyawan seperti halnya mereka memperhatikan pertumbuhan, pengalaman pelanggan, dan keuntungan. Pajak toggling adalah contoh perlunya empati terhadap cara orang mengalami pekerjaan. Empati seperti itu, yang didukung oleh data dari grafik kerja, kemungkinan besar akan meningkat dan menjadi taruhan terbaik bahwa aset terpenting akan kembali keesokan paginya.