Temukan Kecepatan yang Tepat untuk Peluncuran AI Anda

Pembelajaran mesin, pembelajaran mendalam, dan teknologi kecerdasan buatan lainnya menjanjikan untuk secara signifikan membentuk kembali tempat kerja. Mereka dapat mengurangi tugas yang berlebihan, mengotomatisasi pekerjaan, dan meningkatkan kemampuan organisasi. Namun bagi sebagian besar perusahaan, potensi teknologi ini masih di luar jangkauan. Seperti yang ditunjukkan oleh studi sensus baru-baru ini, kurang dari 7% organisasi telah mengadopsi teknologi AI. Mengapa?

Berdasarkan penelitian berkelanjutan kami dengan lusinan perusahaan, solusi AI paling sering gagal diadopsi karena para pemimpin khawatir bagaimana penerapan AI dapat memengaruhi perusahaan mereka. Mereka takut teknologi baru dapat menggantikan pekerjaan, mengganggu dinamika tempat kerja, atau membutuhkan keterampilan baru untuk dikuasai, dan mereka ragu-ragu.

Ini bukan kecemasan yang tidak berdasar. Menerapkan AI dapat memperkenalkan perubahan yang mengganggu dan mencabut hak staf dan karyawan. Ketika anggota enggan untuk mengadopsi teknologi baru, mereka mungkin ragu untuk menggunakannya, menolak penerapannya, atau menggunakannya dalam kapasitas terbatas — yang memengaruhi manfaat yang diperoleh organisasi dari menggunakannya sejak awal. Organisasi sering tidak melihat masalah datang, karena karyawan yang terkena dampak tidak selalu berbagi pandangan dan kekhawatiran mereka yang sebenarnya dengan manajer di muka.

Tetapi berjalan ke ujung penerapan teknologi baru hanya untuk kehilangan keberanian — membuang-buang waktu dan sumber daya — bukanlah solusi. Sebaliknya, para pemimpin perlu secara strategis mempercepat penyebaran teknologi AI. Terlalu sering, organisasi menghabiskan sumber daya yang signifikan untuk mengembangkan atau memperoleh inovasi transformatif, tetapi tidak cukup berpikir tentang bagaimana menerapkannya dengan sukses.

Untuk menavigasi proses ini, kami mengusulkan pendekatan tiga langkah untuk menemukan langkah strategis yang akan memungkinkan perusahaan mencapai manfaat solusi AI tanpa menanggung rasa sakit dari penerapan yang salah kelola. Ini akan dilakukan dengan membantu para pemimpin memahami siapa di dalam organisasi yang mungkin terpengaruh oleh solusi AI, dan membongkar kemampuan dan kemauan karyawan yang terpengaruh untuk mengadopsi solusi yang diberikan.

Langkah 1: Menilai Dampak dari solusi AI

Perusahaan sering kesulitan mencari tahu siapa yang akan terpengaruh oleh solusi AI. Mereka biasanya melakukan survei luas atau meminta manajer untuk menebak siapa yang akan terkena dampak, tetapi penelitian kami menunjukkan upaya ini tidak cukup dan sering mengabaikan komponen penting. Sebagai gantinya, mereka perlu masuk ke dalam gulma untuk menentukan tugas dan peran mana yang akan diubah oleh solusi AI tertentu, dan apa dampaknya. Setelah itu ditetapkan, akan lebih mudah untuk memutuskan strategi mondar-mandir seperti apa yang masuk akal.

Identifikasi tugas

Untuk merencanakan bagaimana solusi AI dapat berubah, Anda perlu memahami tugas mana yang akan disentuhnya. Itu membutuhkan pemetaan terlebih dahulu bagaimana proses dilakukan sekarang, dan kemudian berbicara dengan vendor tentang bagaimana kemungkinan mereka akan berubah. Perusahaan harus mendorong vendor untuk spesifikasi terperinci dari solusi AI mereka dan tugas mana yang mungkin terpengaruh oleh solusi mereka. Ini terkadang membutuhkan pertanyaan sulit dari vendor: “Di mana Anda gagal menerapkan teknologi ini dengan sukses?” “Mengapa penyebaran itu gagal?” Vendor harus bertindak sebagai mitra dalam mencari tahu bagaimana solusi yang diberikan dapat memengaruhi tugas yang dilakukan karyawan mereka.

Inti dari latihan ini adalah untuk memahami bagaimana AI dapat menggantikan atau mengubah tugas yang ada, atau memperkenalkan tugas atau proses baru. Mengidentifikasi tugas baru sangat penting, karena kegagalan untuk memperhitungkan tugas-tugas ini dapat memengaruhi kemampuan organisasi Anda untuk menerapkan AI. Misalnya, banyak sistem kesehatan telah mencoba mengotomatiskan beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh ahli radiologi hanya agar ahli radiologi menyadari bahwa mereka perlu memeriksa ulang semua output yang dihasilkan oleh AI — dan bahwa beban kerja mereka benar-benar meningkat.

Identifikasi peran

Setelah Anda mengidentifikasi tugas mana yang terpengaruh oleh solusi AI, lihat siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan buat gambaran komprehensif tentang tugas siapa yang akan berubah — termasuk peran yang tampaknya hanya sedikit terpengaruh. Mengabaikan efek yang tampaknya kecil dapat menimbulkan masalah besar. Misalnya, kami mengamati upaya rumah sakit untuk menerapkan solusi AI untuk mengotomatiskan penjadwalan pasien. Perusahaan telah gagal untuk mencatat bahwa meskipun penjadwalan adalah bagian kecil dari peran perawat, mereka terlibat dalam proses memprioritaskan pasien. Organisasi gagal memahami posisi perawat pada teknologi dan sebagai akibatnya, perawat menolak untuk menerapkannya secara lebih penuh.

Kami menyarankan untuk mengisi matriks yang memetakan tugas yang terkena dampak berdasarkan peran. Untuk melakukan ini secara efisien dan menyeluruh, Anda ingin berbicara dengan manajer yang mengawasi proses yang terkena dampak dan memahami siapa yang melakukan tugas ini. Pastikan untuk bertanya tentang masukan dan penyerahan untuk menghindari kehilangan peran perantara yang penting. Misalnya, jika pimpinan rumah sakit yang mempelopori upaya penerapan AI telah menanyakan kepada manajer kantor tentang masukan untuk proses penjadwalan mereka, mereka akan segera memahami bahwa perawat terlibat dalam proses tersebut.

Hitung dampak berdasarkan tugas dan peran

Setelah matriks terisi, saatnya untuk menilai seberapa dalam solusi AI dapat memengaruhi aspek organisasi Anda — berapa banyak peran, dan tugas per peran, yang terpengaruh. Dari pengamatan kami, solusi AI menjadi sangat sulit untuk diterapkan ketika berdampak pada setidaknya 1/3 tugas yang ditetapkan untuk satu peran tertentu atau ketika itu memengaruhi setidaknya tiga peran berbeda dalam perusahaan Anda (bahkan jika solusinya hanya memiliki efek kecil pada tugas yang dilakukan oleh tiga peran ini atau lebih). Dalam situasi ini, organisasi Anda harus mempertimbangkan strategi untuk mempercepat penerapan solusi AI.

Langkah 2: Identifikasi Hambatan untuk Adopsi

Tidak setiap penerapan membutuhkan kecepatan yang lebih lambat. Tetapi jika organisasi Anda sangat terpengaruh, memahami kemampuan dan kemauan anggota yang terpengaruh untuk mengadopsi AI sangat penting untuk menentukan langkah yang tepat. Pemimpin perlu berbicara dengan karyawan tentang bagaimana perasaan mereka tentang perubahan yang akan datang, dan mencari tahu hambatan potensial.

Hambatan kemampuan berbasis keterampilan, berpusat di sekitar apakah karyawan cukup terlatih dan mampu melakukan tugas yang diperlukan. Hambatan kesediaan lebih bersifat emosional, seringkali berasal dari ketakutan bahwa teknologi baru itu “terlalu bagus” dan pada akhirnya dapat membuat peran mereka kurang bermakna atau “tidak cukup baik” dan dapat berdampak negatif pada kinerja.

Pertanyaan persis yang Anda ajukan mungkin sedikit berubah tergantung pada keadaan organisasi Anda, tetapi kami telah menemukan beberapa yang cenderung berfungsi dengan baik. Sebagai prinsip umum, pertanyaan paling efektif jika diungkapkan dengan cara yang netral dan mendukung.

Hambatan Tingkat Peran

Jika Anda menemukan bahwa peran tertentu akan berubah secara signifikan, Anda sebaiknya fokus pada individu yang saat ini mengisi peran tersebut. Pertanyaan-pertanyaan ini dirancang untuk membantu Anda mengukur kemampuan dan kemauan individu tersebut untuk mengadopsi teknologi baru. Percakapan ini sering kali paling baik dilakukan oleh tim yang akan bertanggung jawab atas penerapan.

Kemampuan

Anda akan ingin menilai seberapa baik orang dalam suatu peran memahami apa yang dibutuhkan oleh penggunaan teknologi baru secara efektif dari mereka. Jika mereka tidak tahu, tidak apa-apa — Anda tidak ingin membuat mereka merasa seperti mereka tiba-tiba tertinggal atau tidak memenuhi syarat. Intinya, sebaliknya, adalah untuk mencari tahu apakah Anda perlu menawarkan pelatihan untuk membuat orang lebih cepat.

Tanyakan: “Apa yang akan Anda lakukan dengan teknologi baru ini yang baru atau berbeda?”

Anda juga ingin mempelajari lebih lanjut tentang keterampilan yang sudah dimiliki orang. Anjurkan orang-orang untuk berbicara tentang latar belakang dan pelatihan mereka yang relevan, serta persiapan apa yang mereka rasa kurang.

Tanyakan: “Apa yang telah mempersiapkan Anda untuk menggunakan teknologi ini?”

Kesediaan

Menyediakan ruang untuk membicarakan bagaimana perasaan orang dalam peran tersebut tentang teknologi baru yang diminta untuk mereka gunakan juga dapat menunjukkan bahwa Anda memercayai mereka. Mengajukan pertanyaan langsung yang sederhana — dan tertarik dengan tanggapan mereka — adalah cara yang baik untuk menunjukkan rasa hormat Anda.

Tanyakan: “Apakah Anda khawatir tentang penggunaan teknologi baru ini?”

Anda juga ingin mencoba memahami bagaimana perasaan orang bahwa teknologi baru dapat memengaruhi kinerja mereka. Misalnya, apakah mereka khawatir hal itu dapat menimbulkan kesalahan atau memperlambat pekerjaan mereka?

Tanyakan: “Apa yang mungkin mencegah Anda menggunakan teknologi ini?”

Hambatan Tingkat Tugas

Jika Anda khawatir tentang efek bagaimana tugas akan berubah, penting untuk memahami hambatan spesifik yang timbul dari koordinasi dan saling ketergantungan antara orang-orang yang terlibat dalam menyelesaikan tugas.

Kemampuan

Anda akan ingin memetakan sistem lengkap individu yang perlu bekerja sama agar tugas dapat diselesaikan dengan sukses. Apakah saluran komunikasi yang diperlukan sudah ada di antara individu-individu ini?

Tanyakan: “Siapa yang Anda andalkan untuk menyelesaikan tugas ini, dan bagaimana Anda akan bekerja sama?”

Solusi AI baru mungkin mengharuskan orang untuk menyesuaikan peran mereka. Sebagai tautan dalam rantai, Anda ingin memastikan semua orang merasa mampu menyampaikannya.

Tanyakan: “Bagaimana teknologi baru ini akan mengubah cara Anda berinteraksi dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas ini?”

Kesediaan

Anda tidak ingin meminta orang untuk “mengeluarkan” karyawan lain, tetapi Anda ingin tahu apakah ada masalah umum atau tingkat tinggi. Banyak orang merasa lebih nyaman mengungkapkan perasaan mereka yang sebenarnya ketika berbicara secara umum atau berbicara tentang orang lain.

Tanyakan: “Apakah menurut Anda orang lain khawatir tentang penggunaan teknologi baru ini?”

Apakah ada kekhawatiran atau keraguan tentang bekerja dengan orang lain di teknologi baru untuk melakukan pekerjaan mereka? Cobalah untuk mengungkap tantangan apa pun yang mungkin Anda abaikan.

Tanyakan: “Bagaimana teknologi baru ini akan berdampak pada kinerja tugas ini?”

Langkah 3: Identifikasi Kecepatan yang Tepat

Sekarang, semoga, Anda mengerti jika karyawan Anda mampu dan mau mengadopsi solusi AI. Berdasarkan tanggapan karyawan Anda, Anda memetakan yang dinilai Kemampuan untuk Mengadopsi dan Kesediaan untuk Mengadopsi ke kuadran matriks yang sesuai dan menentukan pendekatan yang direkomendasikan untuk penerapan.

Ketika kemampuan dan kemauan sama-sama tinggi, Anda dapat melanjutkan dan menerapkan solusi AI sepenuhnya. Kapan Kemampuan untuk Mengadopsi rendah, kami merekomendasikan agar manajer menggunakan Fungsionalitas Bertahap untuk memperlambat langkah. Ini melibatkan pengurutan peluncuran fitur yang tertanam dalam teknologi agar tidak membebani kemampuan organisasi untuk menyerap teknologi baru.

Kami melihat ini bekerja secara efektif untuk perusahaan asuransi yang ingin meluncurkan AI untuk membantu mengidentifikasi penipuan. Pada awalnya, tim kepatuhan tidak tahu cara menggunakan alat AI, karena mengharuskan mereka untuk memprogram dan menyesuaikan solusi AI untuk memperhitungkan perbedaan lokal dalam aturan dan tindakan. Untuk mengatasi masalah ini, manajer hanya meluncurkan beberapa kasus penggunaan, yang diterapkan secara luas dan tidak memerlukan penyesuaian. Perusahaan membayar untuk meningkatkan keterampilan anggota tim kepatuhan, yang mengalihkan peran dari pemantauan potensi penipuan, ke pemrograman AI. Dengan memperkenalkan teknologi dalam fase yang lebih kecil, manajer memiliki waktu yang cukup untuk memberikan pelatihan yang tepat kepada individu dalam peran yang terkena dampak dan untuk menetapkan prosedur dan praktik yang diperlukan. Pada saat yang sama, individu yang diminta untuk mengadopsi teknologi baru tidak diharuskan untuk membuat perubahan mendadak atau drastis, melainkan diberdayakan untuk mengembangkan keterampilan tambahan apa pun dengan kecepatan yang nyaman.

Kapan Kesediaan untuk Mengadopsi rendah, kami merekomendasikan agar manajer menggunakan Pemosisian Pelengkap untuk memperkenalkan solusi sebagai alat bagi karyawan, bukan sebagai pengganti, sehingga memperlambat laju penerapan dan meningkatkan kepuasan karyawan. Ini melibatkan penjelasan transparan dan demonstrasi teknologi baru sehingga karyawan dapat dengan jelas melihat bagaimana teknologi baru akan membantu mereka meningkatkan kinerja atau membuat pekerjaan mereka lebih mudah.

Misalnya, AB InBev menggunakan pembelajaran mesin dan AI untuk membantu pembuat bir menentukan kapan harus menyaring bir. Di masa depan AI mungkin mengotomatiskan lebih banyak proses pembuatan bir, tetapi saat ini pembuat bir menggunakan AI sebagai alat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Manajer harus membantu karyawan melihat nilai masa depan dari keterampilan baru dan keakraban dengan teknologi baru untuk lintasan karir mereka sendiri, baik di dalam organisasi atau dalam membuka peluang lain di masa depan. Ketika kemampuan dan kemauan rendah, Anda harus melakukan peluncuran fungsionalitas dan menggunakan pemosisian yang saling melengkapi.

Saat Anda berinvestasi dalam mengembangkan atau mengadopsi solusi AI, Anda ingin memastikannya memberikan manfaat yang diharapkan. Memikirkan proses dan kecepatan penerapan solusi AI adalah aspek penting untuk mencapai manfaat itu. Pendekatan kami akan membantu Anda menerapkan AI dengan cara yang memberikan manfaat dari waktu ke waktu dan mengurangi biaya gangguan.